Context

Makelaars die zowel Brio gebruiken als e-GOR kunnen de datakoppeling activeren tussen beide systemen. Hierdoor heb je minder werk wanneer je een nieuw klantendossier aanmaakt in e-GOR en het laat ook toe om op een snelle manier door te klikken vanuit een Brio dossier naar e-GOR.

Activeren van de koppeling

De koppeling van gegevens tussen Brio en e-GOR wordt automatisch geactiveerd door Portima als jein uw contract hebt aangegeven dat je gebruik wilt maken van deze synchronisatie tussen de twee systemen.

Controleren van de koppeling

Wanneer je bevestiging krijgt van Portima, dient ook een parameter te worden ingesteld bij de makelaarsinstellingen in BRIO. Normaliter is die parameter al goed ingesteld door Portima bij de activatie van de module, maar kijk dit even na voor de zekerheid.

Klik in BRIO rechtsboven op het ‘mannetje’ en kies ‘instellingen -Makelaarsinstellingen’. Klik verder naar ‘makelaarsgegevens vervolg’ en je komt terecht op onderstaand scherm.

Controleer of de URL in de sectie “Link e-GOR” goed is ingevuld met volgende waarde:

Link e-GOR
URL: https://app.e-gor.be/extern?policyholderID=%1&brokerID=%2

Wanneer je ook bevestiging krijgt van Harukey dat de datakoppeling geactiveerd is, zal je bij de klantenlijst in e-GOR - naast de bestaande rubrieken "Actieve klanten" en "Inactieve klanten" - een extra rubriek "Brio klanten" zien verschijnen. In die nieuwe rubriek komen alle klanten van Brio terecht op een soort wachtlijst en vandaaruit kan je makkelijk een klant aanklikken zodoende een nieuw e-GOR dossier aan te maken voor die klant (zie verder).

Dagelijkse import van gegevens

Welke gegevens worden verwerkt?

Elke nacht verwerkt e-GOR de volgende gegevens uit Brio:

• Gegevens van alle verzekeringsnemers
• Relaties tussen de verzekeringsnemers
• Foto's van de identiteitskaart

Op basis van deze gegevens, toont e-GOR een lijst van alle Brio klanten (enkel de natuurlijke personen) en die worden herkend als zelfstandig zaakvoerder, zelfstandige zonder firma of loontrekkende. Zie voorbeeld hieronder.

Hoe wordt het sociaal statuut bepaald?

We tonen in e-GOR onder de rubriek "Brio klanten" enkel de verzekeringsnemers zonder rechtspersoonlijkheid. Dat is omdat we in e-GOR altijd vertrekken vanuit de natuurlijke persoon. We controleren of die verzekeringsnemer natuurlijke persoon een relatie heeft van het type "zaakvoerder van" of "firma van" met een andere verzekeringsnemer. Zo ja, dan weten we dat het een zelfstandig zaakvoerder betreft en weten we ook de naam van de firma(s). Zo neen, dan controleren we of de verzekeringsnemer een ondernemingsnummer of BTW-nummer heeft. Zo ja, dan is het een zelfstandige zonder firma. Zo neen, dan is het een loontrekkende.

Fouten corrigeren in Brio

Als een persoon verkeerd wordt getoond in e-GOR, bijvoorbeeld een zelfstandige zaakvoerder wordt als loontrekkende getoond, is dat meestal omdat de informatie in Brio onjuist staat, bijvoorbeeld de relatie ontbreekt tussen de zaakvoerder en zijn firma.

In dat geval kan je best de informatie corrigeren/aanvullen in Brio waar nodig en de volgende ochtend zal dit automatisch juist staan in e-GOR.

Aanmaken nieuw e-GOR dossier

Je gaat naar de lijst van Brio klanten en zoekt de naam van de klant op. Het volstaat daarop te klikken om een nieuw e-GOR dossier aan te maken voor die klant. Zie voorbeeld hieronder.

Op het moment dat de klant wordt aangemaakt, worden de gegevens éénmalig uit Brio gekopieerd naar het nieuwe e-GOR dossier. Tegelijkertijd wordt in de uploadfiles van de maatschappijen gekeken en worden ook polissen toegevoegd aan het nieuwe dossier. De polisgegevens komen dus niet uit Brio, maar uit de uploadfiles van de maatschappijen.

Aanvullen nieuw e-GOR dossier

Volgende gegevens kan je best meteen aanvullen/corrigeren in e-GOR:

• Rijksregisternummer: aangezien we dit via de datakoppeling niet binnenkrijgen van Portima (dit wordt door Portima afgeschermd) staat hier altijd 99.99.99-999.99 ingevuld en dat moet je éénmalig corrigeren met de juiste rijksregisternummer.
• Startdatum als zelfstandig zaakvoerder: aangezien dit niet gekend is binnen Portima, vullen we hier standaard 01/01/1990. Dit kan je het snelste opzoeken via KBO Public Search en rechtzetten in e-GOR.
• Start en einde van het boekjaar: hier vullen wij standaard 1/1/YYYY - 31/12/YYYY. Via dezelfde pagina in KBO vind je ook het juiste boekjaar terug. Als het een gebroken boekjaar betreft en we zijn momenteel in jaar YYYY, dan zet je daar bijvoorbeeld startdatum 01/07/YYYY-1 en einddatum 30/06/YYYY.
• Foto: als de identiteitskaart niet werd ingelezen in Brio of je vindt de foto niet leuk, kan je in e-GOR de foto toevoegen/aanpassen. Dat kan via 'Team' en vervolgens op de profielfoto van de klant klikken en zo kan je een foto toevoegen. Tip om snel een foto te vinden : zoek de klantnaam en/of firmanaam via Google Afbeeldingen, rechtsklik op de foto "afbeelding opslaan als ..." en zet de foto op je computer. Vervolgens toevoegen in e-GOR.

Doorklikken vanuit Brio naar e-GOR dossier

Als je in Brio een klant of firma of polis opzoekt kan je vervolgens op de link "e-GOR" klikken en kom je meteen terecht in het juiste e-GOR dossier. Hiervoor dien je wel Brio te openen vanuit PLW.

Stel dat je doorklikt vanuit de firma en die firma heeft meerdere zaakvoerders, dan krijg je in e-GOR de dossiers van de verschillende zaakvoerders te zien. Je kiest welke dossier je wilt openen.

Het is tenslotte ook mogelijk dat je terechtkomt op een (leeg) zoekscherm in e-GOR. Daar kunnen twee redenen voor zijn:

1. Deze Brio klant heeft al een e-GOR dossier maar blijkbaar wordt dit niet teruggevonden. Zoek dan handmatig naar het e-GOR dossier en ga eens kijken naar de details van de persoonsgegevens. We matchen tussen Brio en e-GOR op basis van volgende elementen: familienaam, voornaam, geboortedatum, emailadres, postcode, straat, dossiernummer en klassementsnummer. Er moeten voldoende elementen overeenstemmen (voldoende hoge match) alvorens de klanten automatisch worden gekoppeld. Corrigeer de gegevens waar nodig in Brio en/of e-GOR en de volgende dag zal de doorklik wél werken.
2.  Deze Brio klant heeft nog geen e-GOR dossier. Dan kan je een nieuw e-GOR dossier aanmaken (volg de stappen in dit artikel).

Meer hulp nodig?

Contacteer ons via help.egor@portima.com en we helpen je graag verder.