Contexte

La PLCI ou pension libre complémentaire pour les indépendants est une formule très intéressante et fiscalement avantageuse pour se constituer un capital de pension complémentaire pour les indépendants. La cotisation annuelle maximale qu'un travailleur indépendant peut économiser varie chaque année, en fonction de paramètres juridiques (indexation) et de l'évolution de ses revenus.

e-GOR facilite le suivi annuel de la PLCI afin que le courtier tienne sa promesse au client de vérifier son dossier annuellement et avec un minimum d'effort.

 

Tableau de bord

Le suivi de la PLCI est l'un des éléments du tableau de bord du courtier. Le tableau de bord combine en fait 2 sous-processus, à savoir d'une part l'optimisation PLCI et d'autre part la prospection PLCI.

 

Optimisation de la PLCI

L'optimisation de la PLCI fait référence à l'optimisation annuelle des polices PLCI existantes. Il s'agit de dossiers de clients PRO pour lesquels la police principale de la PLCI est actif et est gérée par le courtier. Dans ce cas, vous pouvez vous attendre à ce que le courtier vérifie chaque année si la prime de la PLCI peut être augmentée ou si elle doit être réduite.

Dans le tableau de bord ci-dessous, vous pouvez voir qu'il y a 55 dossiers de clients dans lesquels la police PLCI est vérifiée chaque année en vue de son optimisation. 17 dossiers doivent être traités, 26 doivent être complétés par le client et 5 ont déjà été traités.

Prospection PLCI

La prospection de PLCI se réfère au processus commercial chez les dossiers PRO consistant à proposer de nouvelles polices PLCI (lorsque le client n'en a pas encore), ou à reprendre des polices PLCI de la concurrence (lorsque le client a déjà une PLCI avec un autre courtier, agent bancaire, ...) et enfin à rechercher l'opportunité de réactiver des polices PLCI dormantes.

Dans les exemples chiffrés du tableau de bord, vous pouvez ainsi voir un total de 45 dossiers clients prospectés annuellement pour la PLCI, dont 5 sont des opportunités à traiter, 26 à compléter par le client et 0 déjà traité.

 

Liste des clients

Vous pouvez cliquer sur chaque chiffre du tableau de bord et vous arriverez toujours à une certaine sélection de clients dans votre liste de clients.

Vous pouvez aussi toujours aller directement à la liste des clients et utiliser les filtres sur la droite (voir exemple ci-dessous).

Vous pouvez filtrer par processus, par exemple "suivi PLCI" ou "prospection PLCI". Si vous faites cela, vous obtenez également un filtre supplémentaire avec tous les statuts, par exemple "info requises", "augmentation possible", "optimisé", etc. Tous ces statuts seront abordés plus loin dans cet article.

 

 

Paramètres PLCI

Afin d'activer le suivi annuel automatique dans e-GOR, différents paramètres doivent être définis (une seule fois).

Fixer le bon moment

Via les paramètres (accessibles à l'administrateur du système), allez dans "dates limites PLCI et CPTI" et activez un processus en cochant "envoyer courriels".

 

Dans l'exemple ci-dessus, la date est fixée au 31 mars et 8 semaines ont été fixées pour obtenir des informations. Le système est programmé pour envoyer jusqu'à trois communications par courriel électronique au client/comptable afin d'obtenir les informations correctes.

Le premier courriel de cet exemple est envoyé 8 semaines avant la date limite du 31 mars, qui est le 4 février.

Le deuxième courriel (rappel) est envoyé en moitié du nombre de semaines pour obtenir l'information, donc dans cet exemple 4 semaines (moitié de 8) après le premier courriel. Le rappel est donc envoyé le 3 mars.

Le troisième courriel (dernier rappel) est envoyé deux jours avant la date limite du 31 mars, donc le 29 mars.

Note : ne jamais mettre le nombre de semaines en dessous de 3, car vous recevez alors trop de courriels en peu de temps, ce qui met un peu trop de pression sur le client.

 

Un calendrier différent pour chaque groupe cible

 

Dans les paramètres, vous trouverez 4 blocs différents pour définir le calendrier. Cela permet de fixer le moment idéal en fonction du groupe cible spécifique.

Le premier bloc concerne le "Suivi de la PLCI pour les administrateurs indépendants". Il s'agit de gestionnaires indépendants (c'est-à-dire ayant une société) qui peuvent faire à la fois de la PLCI et de l'EIP et qui ont déjà une police PLCI active (avec des primes) gérée par le courtier. Pour ce groupe cible, nous conseillons de prendre un délai du 31 mars, et 8 semaines pour obtenir l'information. Le suivi annuel commence alors début février, ce qui coïncide parfaitement avec le décompte des cotisations sociales pour le premier trimestre. Sur cette déclaration, le client retrouve également les chiffres dont e-GOR a besoin pour vérifier la PLCI.

Le deuxième bloc concerne la "prospection des administrateurs indépendants". Il s'agit de gestionnaires indépendants (c'est-à-dire ayant une entreprise) qui peuvent faire à la fois de la PLCI et de l'EIP et qui n'ont généralement pas de police de PLCI active. Si vous activez ce processus ("envoyer des e-mails"), e-GOR demandera chaque année les informations nécessaires et fera une proposition PLCI adaptée au client sur la base de ces informations. En activant ce processus, vous suivez la philosophie consistant à optimiser d'abord la PLCI sur le plan fiscal, puis l'EIP, car les clients qui ont déjà un EIP, mais pas encore de PLCI, recevront également une proposition de PLCI. Pour ce groupe cible, nous conseillons de prendre un délai du 31 mai, et 8 semaines pour obtenir l'information. Ensuite, la prospection annuelle commence au début du mois d'avril, qui est encore le premier semestre de l'année, mais un peu plus tard que les optimisations de la PLCI. Ainsi, en tant que bureau, vous vous concentrez en février-mars sur l'optimisation des polices existantes et en avril-mai sur la prospection "commerciale". Une fois que vous avez maîtrisé le suivi PLCI dans e-GOR, vous pouvez choisir de synchroniser les calendriers pour l'optimisation et la prospection.

Le troisième bloc concerne "le suivi des PLCI et la prospection des CPTI pour les travailleurs indépendants sans entreprise". Il s'agit d'un processus combiné où le client est informé de l'optimisation de la PLCI et du CPTI et où toutes les informations sont demandées ensemble pour calculer les deux optimisations fiscales en même temps. Pour ce groupe cible, nous conseillons de prendre la date limite du 31 octobre, et 12 semaines pour obtenir l'information. Pour le CPTI, le revenu net imposable de l'année précédente est également requis et les comptables le remplissent généralement en même temps que la déclaration d'impôt sur le revenu des personnes physiques, avec un délai similaire à la fin du mois d'octobre.

Le quatrième bloc concerne la "prospection PLCI et CPTI pour les travailleurs indépendants sans société". Il s'agit du groupe cible des indépendants sans entreprise qui n'ont pas de PLCI ou de CPTI. Il est préférable d'appliquer le même calendrier que dans le troisième bloc.

 

Définition des paramètres de calcul

Via les paramètres (accessibles à l'administrateur du système), allez dans "paramètres PLCI" où vous pouvez définir les paramètres utilisés dans le moteur de calcul PLCI.

Taux d'intérêt virtuel : taux d'intérêt annuel utilisé pour simuler le capital de retraite supplémentaire en cas d'augmentation des primes.

Pourcentage pension/prime : le pourcentage de la prime qui est effectivement investi dans le plan de pension (donc 100% moins le pourcentage de la commission).

Marge capital décès par rapport aux réserves : le système simulera le capital retraite supplémentaire en cas d'augmentation des primes. Cette simulation est possible quand le capital décès est moins élévé que les réserves actuelles plus ce marge.

Correction de prime en cas de garanties supplémentaires : si le contrat PLCI contient des garanties supplémentaires, c'est typiquement l'exonération de la prime et donc cette prime varie en fonction de la prime de pension et décès. Cela est pris en compte pour simuler la nouvelle prime totale.

Augmentation minimale de la prime : l'augmentation minimale nécessaire pour que le système puisse proposer l'augmentation au client. Si la différence est moindre, le client est informé que la prime a déjà été optimisée. Ce n'est que dans le cas où la prime est déjà au maximum de l'année dernière que l'augmentation sera proposée de toute façon car le client voudra rester à son maximum.

Diminution minimale de la prime : la diminution minimale nécessaire pour que le système puisse proposer la diminution au client. Si la différence est moindre, le client sera informé que la prime a déjà été optimisée.

 

La mise en place des dossiers

Une fois le système correctement configuré, e-GOR envoie automatiquement des communications au client/comptable pour demander des informations, et sur la base des informations fournies, le client est immédiatement informé de l'éventuelle optimisation de la PLCI, ou de la proposition d'une nouvelle police PLCI.

Il est donc important que les dossiers soient prêts avant le début des campagnes automatiques annuelles.

Il convient d'accorder une attention particulière à trois éléments cruciaux :

1. activation du suivi actif
2. client et comptable ont accès
3. indication de la police principale correcte
4. les primes annuelles actualisées de la PLCI.
5. date de début correcte en tant que travailleur indépendant

Activation du suivi actif

La campagne PLCI n'est exécutée que sur les dossiers clients pour lesquels le suivi proactif a été activé. Nous appelons ces fichiers PRO, faisant référence à une approche proactive.

Le dossier est-il toujours sans suivi actif ? Ensuite, allez dans le dossier client et via ACTIONS, cliquez sur "activer le suivi PRO".

Client et comptable ont accès

Comme le client et le comptable seront invités à remplir des données, assurez-vous qu'ils ont accès à e-GOR. Vous pouvez le vérifier via la page "team". Vous n'avez pas besoin de vérifier cela fichier par fichier. Vous pouvez générer le rapport "clients" via les rapports et il indiquera si le client a déjà un accès et si le comptable a déjà accepté l'invitation.

Indication de la police PLCI principale

Cela n'est pertinent que si le client a plus d'une police PLCI, par exemple une police PLCI avec paiement des primes sous la gestion du courtier, et également une police PLCI non active.

Il est important d'indiquer la bonne police, dans ce cas la police avec paiement des primes sous gestion, comme "contrat principal". De cette façon, e-GOR sait que cette police doit être contrôlée et que le processus correct est appliqué, à savoir le processus d'"optimisation PLCI".

Il est préférable de le vérifier chaque année, juste avant le début de la campagne PLCI (généralement au début du mois de février). De cette façon, vous pouvez être sûr que les clients sont correctement adressés. Après tout, le contenu des communications est différent pour l'optimisation et la prospection des PLCI. L'outil de reporting "contrats" vous permet d'exporter tous les contrats vers Excel et de les trier par client. Vous pouvez ainsi voir d'un coup d'œil si le bon contrat PLCI a été indiqué comme contrat principal. Les erreurs éventuelles peuvent ensuite être corrigées directement dans le dossier du client.

 

Mise à jour des primes annuelles de la PLCI

Comme le client est informé d'une éventuelle augmentation ou diminution de la PLCI, la prime annuelle actuelle de la PLCI dans e-GOR doit être correcte. Sinon, vous obtiendrez de mauvais calculs et de mauvaises informations pour le client. Par conséquent, avant le début de la campagne PLCI, vérifiez si vous avez reçu des mises à jour récentes de toutes les compagnies. Grâce au rapport "contrats", vous pouvez très rapidement voir quels contrats n'ont pas une date de situation récente, de sorte que vous pouvez encore faire le nécessaire pour ces contrats.

 

Date de début correcte en tant que travailleur indépendant

Pour calculer la cotisation annuelle correcte à la PLCI, il faut faire une distinction entre un indépendant débutant et un indépendant établi. Des informations différentes sont demandées et le calcul est également (légèrement) différent (voir plus loin dans cet article).

Le système peut déterminer s'il s'agit d'un travailleur indépendant débutant ou d'un travailleur indépendant établi si la date de début est correctement remplie. Faites donc attention à cela, surtout lorsqu'il s'agit d'un gestionnaire indépendant. Il peut très bien avoir commencé plus tôt comme travailleur indépendant sans entreprise et cette ligne de carrière doit également être saisie correctement.

 

Quelles sont les données demandées ?

Dès que la campagne PLCI pour un groupe cible est lancée, le statut PLCI de tous ces clients passera automatiquement à " information requise ".

Cela signifie que tous ces clients/comptables doivent remplir les informations demandées.

Pour un travailleur indépendant établi (au moins 3 années complètes de cotisations de sécurité sociale), le revenu professionnel net imposable (non indexé) d'il y a 3 ans est demandé. Cela est clairement indiqué dans le système (voir exemple ci-dessous). Lors du calcul de la prime PLCI maximale, le montant sera automatiquement indexé par e-GOR lui-même.

 

Le coefficient de revalorisation pour indexer les revenus 2021 à 2024 est de 1,1867826.

Pour un travailleur indépendant débutant (moins de 3 années complètes de cotisations sociales), on demande le revenu professionnel net imposable estimé (voir exemple ci-dessous). La plupart des travailleurs indépendants sont imposés sur le revenu minimum légal pendant les trois premières années de leur carrière. Le travailleur indépendant a la possibilité de déclarer un revenu de base différent, sans descendre en dessous du revenu minimum légal. S'il l'utilise, vous mentionnez alors le même chiffre qui a été transmis à la caisse d'assurance sociale comme base de calcul des cotisations de sécurité sociale.

 

Calculs

Dès que les informations demandées sont saisies, le système simule automatiquement la prime maximale de la PLCI et le capital de pension supplémentaire et l'avantage social/fiscal correspondant.

Il prend en compte :

• paramètres juridiques (gérés centralement pour tous les courtiers dans e-GOR)
• données du client : date de naissance, date de début de l'activité en tant qu'indépendant
• données relatives à la police : indication du contrat principal, type de contrat, prime annuelle actuelle pour la pension et le décès, prime pour les garanties complémentaires, réserves actuelles, capital actuel projeté, capital décès
• le revenu professionnel net imposable
• paramètres spécifiques aux courtiers

Les résultats possibles du calcul sont les suivants

• Augmentation possible de la prime PLCI
• La réduction de la prime PLCI est nécessaire
• PLCI optimisée

 

Communication au client

La communication avec le client se fait de différentes manières.

Dans e-GOR même, la page d'accueil indique la prime PLCI maximale que le client peut économiser.

Si le client clique sur ce bouton, il obtient plus de détails sur la prime actuelle, la nouvelle prime, le capital retraite supplémentaire et l'avantage fiscal.

En outre, une communication par courriel est envoyée au client pour lui expliquer la proposition d'optimisation et lui demander de prendre une décision.

 

Décision du client

Ce n'est que lorsque la prime PLCI peut être augmentée que le client doit décider s'il veut l'appliquer. Soit il réagit par "réponse" à l'e-mail du courtier, soit il se connecte sur e-GOR pour approuver l'optimisation. Le client clique alors sur le lien "optimiser mon contrat". Dans ce cas, le statut du dossier passe automatiquement de "augmentation possible" à "augmentation approuvée". De cette façon, le courtier sait que l'augmentation peut être communiquée à la compagnie d'assurance.

 

Changement de police

Lorsque vous souhaitez augmenter ou diminuer votre PLCI, vous devez le communiquer à la compagnie d'assurance.

Cela peut être fait facilement par le biais d'un courriel standardisé généré par e-GOR. Vous allez sur la page de la pension dans le dossier client et cliquez sur la flèche derrière "pension attendue" et choisissez "PLCI". Vous arriverez à la page ci-dessous.

Là, vous cliquez sur le lien "demande d'optimisation (courriel au courtier)". Cela génère un courriel standard qui est envoyé à votre boîte aux lettres. Vous transmettez ce courriel à la personne de contact appropriée au sein de la compagnie d'assurance de la police PLCI concernée. Le statut est automatiquement changé en "en cours". Lorsque la police est modifiée par la compagnie d'assurance, et que cette modification est reçue via les mises à jour automatiques, le statut du fichier sera automatiquement adapté à "optimisé".

Lorsque le client ne souhaite pas apporter de modifications à la police PLCI, vous pouvez modifier le statut PLCI manuellement en cliquant sur le bouton "modifier le statut". Vous choisissez par exemple "fait" avec le commentaire "discuté avec le client et ne veut pas d'optimisation cette année". De cette façon, le fichier disparaît de votre champ d'attention sur le tableau de bord et est automatiquement déplacé vers les "fichiers traités".

 

Conseils commerciaux

Le client dit : "J'ai déjà un EIP, pourquoi proposer une nouvelle PLCI?

Si vous faites payer la PLCI par l'entreprise, cela est considéré comme un avantage en nature qui est également comptabilisé dans la rémunération régulière du client. Veillez à prendre des primes mensuelles ou au moins trimestrielles, afin qu'elles puissent être comptabilisées comme une rémunération "régulière". L'effet est que la règle des 80 % est influencée positivement et qu'un capital de pension fiscal plus élevé peut être constitué. La prime supplémentaire de la PLCI vous permet de vous constituer un capital retraite encore plus important qu'avec un EIP uniquement.

 

Le comptable dit : "La PLCI doit être payée en privé et non par l'entreprise".

Cela n'a pas d'importance en soi. Que vous fassiez une augmentation de salaire supplémentaire et que vous payiez ensuite la prime PLCI à titre privé, ou que vous fassiez payer la prime PLCI immédiatement par l'entreprise (avantage en nature), dans les deux cas, il n'y a aucune répercussion sur l'impôt sur le revenu des personnes physiques car la prime PLCI est déduite en même temps que les cotisations de sécurité sociale pour arriver au revenu net imposable. Toutefois, dans les deux cas, vous bénéficiez d'une augmentation de salaire et de la possibilité d'un capital retraite fiscal plus élevé avec une règle de 80 % plus élevée.

 

Client (en temps de crise : "Mes revenus ont fortement baissé cette année, alors veuillez supprimer toute ma prime PLCI".

Ce n'est peut-être pas le meilleur choix, car bien que vous économisiez sur une prime annuelle de la PLCI, vous perdez un capital de pension considérable à l'âge de la retraite. Dans la mesure du possible, il est préférable de chercher ces économies ailleurs sans affecter vos revenus de retraite. En résolvant un problème temporaire de cette manière, vous créez un problème encore plus grand pour plus tard.

 

Client : "Mon bureau de sécurité sociale vient de faire une offre pour une PLCI et j'y ai souscrit.

Pour éviter cela, le début du mois de février est vraiment un bon moment pour lancer les campagnes PLCI, car au même moment, les cotisations trimestrielles de sécurité sociale arrivent dans la boîte aux lettres et dans la même correspondance, les caisses de sécurité sociale osent promouvoir (et "vendre") la PLCI en même temps.

 

Courtier: "Le revenu net montre une baisse temporaire."

Il est possible que le revenu ait fortement baissé en 2020 (l'année de Covid19) et que le revenu soit remonté en 2021. Si vous constatez cela, la prime devrait être réduite pendant 1 an pour éviter tout risque lors d'un contrôle fiscal. Cependant, votre rôle de conseiller est de bien informer votre client et c'est à lui de prendre une décision en connaissance de cause. Si le client décide de maintenir la prime, documentez cette décision dans e-GOR.

 

Courtier : "Le dernier kilomètre est le plus difficile pour obtenir toutes les données manquantes de tous les clients".

Ne gaspillez pas toute votre énergie pour continuer à déranger les clients. En tant que courtier, vous avez promis de faire un suivi annuel de la PLCI et vous avez également expliqué au client que e-GOR est un outil important pour atteindre cet objectif. Si le client a reçu trois courriels pour fournir des informations et que vous lui envoyez éventuellement un autre message personnel par la suite, vous avez alors fait tout ce qu'un client peut attendre. Les courtiers qui travaillent avec e-GOR depuis plusieurs années, atteignent en moyenne plus de 80% de leurs clients qui répondent spontanément. Le client a également une responsabilité dans le processus et il est donc préférable de laisser ces derniers 20% pour ce qu'ils sont. Ainsi, le suivi annuel de la PLCI est un exercice efficace, rentable et agréable.

 

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Contactez-nous via help.egor@portima.com et nous sommes heureux de vous aider.