Context

Het VAPZ of Vrij Aanvullend Pensioen voor Zelfstandigen is een erg interessante en fiscaal-voordelige formule om extra pensioenkapitaal op te bouwen voor zelfstandigen. De maximale VAPZ jaarpremie die een zelfstandige kan sparen, varieert elk jaar, in functie van wettelijke parameters (indexatie) en evolutie in het inkomen van de zelfstandige.

e-GOR faciliteert de jaarlijkse VAPZ opvolging zodat de makelaar zijn belofte inlost naar de klant om jaarlijks zijn dossier na te kijken en dat met een minimale inspanning. 

Dashboard

De VAPZ opvolging is één van de elementen op het dashboard van de makelaar. In het dashboard worden eigenlijk 2 sub-processen gecombineerd, zijnde enerzijds VAPZ optimalisatie en anderzijds VAPZ prospectie.

VAPZ optimalisatie

VAPZ optimalisatie verwijst naar de jaarlijkse optimalisatie van bestaande VAPZ polissen. Het gaat hier om PRO klantendossiers waarbij de VAPZ hoofdpolis premiebetalend is én in beheer van de makelaar. Hier mag verwacht worden dat de makelaar dit jaarlijks nakijkt om te zien of de VAPZ premie kan verhoogd worden, of eventueel moet verlaagd worden.

In het dashboard hieronder zie je dus dat er in totaal 31 klantendossiers zijn waarin de VAPZ polis jaarlijks wordt nagekeken voor optimalisatie waarvan 23 dossiers te behandelen, 6 te checken door de klant en 2 al afgehandeld.

VAPZ prospectie

VAPZ prospectie verwijst naar het commerciële proces gericht naar PRO klantendossiers waarin je een nieuwe VAPZ-polis kan voorstellen (als de klant nog geen enkele VAPZ polis heeft, of als de VAPZ polis ergens anders loopt) of waarin je de opportuniteit bekijkt om premievrije VAPZ-polissen opnieuw te activeren.

In de voorbeeld-cijfers van het dashboard zie je dus in totaal 13 klantendossiers die jaarlijks worden geprospecteerd voor VAPZ, waarvan 6 opportuniteiten te behandelen, 4 te checken door de klant en 0 afgehandeld.

Klantenlijst

Je kan op elk cijfer van het dashboard doorklikken en dan kom je steeds terecht op een bepaalde selectie van klanten in je klantenlijst.

Of je kan steeds rechtstreeks naar de klantenlijst gaan en gebruik maken van de filters rechts (zie voorbeeld hieronder).

Zo kan je filteren op proces, bijvoorbeeld "VAPZ opvolging" of "VAPZ prospectie". Als je dat doet, krijg je ook een bijkomende filter met alle statussen, bijvoorbeeld "input nodig", "verhoging mogelijk", "geoptimaliseerd", enz. Al deze statussen komen aan bod verder in dit artikel.

Makelaarsinstellingen VAPZ

Om de automatische jaarlijkse opvolging in e-GOR te activeren, dienen verschillende parameters (éénmalig) te worden ingesteld.

Juiste timing instellen

Via de instellingen (toegankelijk voor de systeembeheerder), ga je naar "VAPZ en POZ deadlines" en activeer je een proces door "stuur e-mails" aan te vinken.

In het voorbeeld hierboven is de datum ingesteld op 31 maart en werd 8 weken ingesteld om informatie te verkrijgen. Het systeem is geprogrammeerd om tot drie email-communicaties uit te sturen naar klant/boekhouder om de juiste gegevens te verkrijgen.

De eerste mail wordt in dit voorbeeld uitgestuurd 8 weken vóór de deadline van 31 maart, dus op 4 februari.

De tweede mail (herinnering) wordt verstuurd in de helft van het aantal weken om informatie te verkrijgen, dus in dit voorbeeld 4 weken (de helft van 8) na de eerste mail. Dus herinnering wordt verstuurd op 3 maart.

De derde mail (laatste herinnering) wordt verstuurd twee dagen vóór de deadline van 31 maart, dus op 29 maart.

Let op:  zet het aantal weken nooit lager dan 3, want dan krijg je teveel mails in een korte periode wat iets te veel druk uitoefent op de klant.

Verschillende timing per doelgroep

Je vindt bij de instellingen 4 verschillende blokken om timings in te stellen. Dit is zo voorzien om de ideale timing te kunnen instellen volgens de specifieke doelgroep van zelfstandigen.

De eerste blok betreft "VAPZ opvolging voor zelfstandige zaakvoerders". Het gaat hier over PRO klantendossiers met zelfstandige zaakvoerders (dus mét firma) die zowel VAPZ als IPT kunnen doen en die reeds een actieve (premiebetalende) VAPZ-polis hebben in beheer van de makelaar. Voor die doelgroep adviseren wij om deadline 31 maart te nemen, en 8 weken om de informatie te verkrijgen. Dan start de jaarlijkse opvolging begin februari wat perfect samenvalt met de afrekening van de sociale bijdragen voor het eerste kwartaal. Op die afrekening vindt de klant "toevallig" ook de cijfers terug die e-GOR nodig heeft om de VAPZ na te kijken.

Het tweede blok betreft "VAPZ prospectie voor zelfstandige zaakvoerders". Het gaat hier over PRO klantendossiers met zelfstandige zaakvoerders (dus mét firma) die zowel VAPZ als IPT kunnen doen en die typisch geen actieve VAPZ polis hebben lopen. Als je dit proces activeert ('stuur emails' aanvinken), gaat e-GOR jaarlijks de nodige informatie opvragen en een aangepast VAPZ-voorstel doen naar de klant op basis van die informatie. Door dit proces te activeren, volg je de filosofie om eerst VAPZ fiscaal te optimaliseren, gevolgd door IPT, want klanten die al IPT hebben, maar nog geen VAPZ, zullen ook een VAPZ-voorstel ontvangen. Voor deze doelgroep adviseren wij om deadline 31 mei te nemen, en 8 weken om de informatie te verkrijgen. Dan start de jaarlijkse prospectie begin april wat nog steeds eerste jaarhelft is maar iets later dan de VAPZ optimalisaties. Zo hou je als kantoor in februari-maart meer focus op optimalisatie van bestaande polissen en in april-mei meer focus op "commerciële" prospectie. Eens je de VAPZ-opvolging in e-GOR onder de knie hebt, kan je wel opteren om de timings gelijk te trekken voor zowel optimalisatie als prospectie.

Het derde blok betreft "VAPZ opvolging en POZ prospectie voor zelfstandigen zonder firma". Het gaat hier over PRO klantendossiers met zelfstandigen zonder firma die wél een premiebetalende VAPZ in beheer hebben lopen en nog geen POZ. Dit is een gecombineerd proces waarbij over VAPZ optimalisatie én POZ wordt gesproken naar de klant en alle informatie tesamen wordt opgevraagd om beide fiscale optimalisaties tegelijk te berekenen. Voor deze doelgroep adviseren wij om deadline 31 oktober te nemen, en 12 weken om de informatie te krijgen. Voor POZ is immers ook het netto belastbaar inkomen van vorig jaar nodig en dat vullen boekhouders typisch in samen met de aangifte van de personenbelasting, met gelijkaardige deadline eind oktober.

Het vierde blok betreft "VAPZ en POZ prospectie voor zelfstandigen zonder firma". Het gaat hier over PRO klantendossiers met zelfstandigen zonder firma die geen premiebetalende VAPZ in beheer hebben en ook geen POZ. Best is om dezelfde timing toe te passen als in het derde blok.

Berekeningsparameters instellen

Via de instellingen (toegankelijk voor de systeembeheerder), ga je naar "VAPZ parameters" waar je de parameters kan instellen die in de VAPZ berekeningsmotor worden gebruikt.

Virtuele rentevoet: de jaarlijkse rentevoet die wordt gebruikt om het extra pensioenkapitaal te simuleren bij een premieverhoging.

Percentage pensioen/premie: het percentage van de premie dat effectief wordt belegd in het pensioenplan (dus 100% minus het commissiepercentage).

Marge kapitaal overlijden tov reserves: het systeem zal het extra pensioenkapitaal simuleren bij een premieverhoging. Deze simulatie is enkel mogelijk indien het kapitaal overlijden niet meer bedraagt dan dit percentage bovenop de huidige reserves inclusief winstdeelname.

Premiecorrectie voor VAPZ met extra waarborgen: wanneer het VAPZ contract extra waarborgen bevat, wordt het premieverschil pensioen en overlijden verhoogd met dit percentage om te komen tot de all-in premie. De premievrijstelling wijzigt immers in functie van de premie pensioen en overlijden.

Minimum premieverhoging: de minimumverhoging die nodig is opdat het systeem de verhoging zal voorstellen aan de klant. Indien het verschil kleiner is, wordt aan de klant gemeld dat de premie al geoptimaliseerd is. Enkel in het geval dat de premie al op het maximum zit van vorig jaar, wordt de verhoging sowieso voorgesteld omdat de klant op zijn maximum zal wensen te blijven.

Minimum premieverlaging: de minimumverlaging die nodig is opdat het systeem de verlaging zal voorstellen aan de klant. Indien het verschil kleiner is, wordt aan de klant gemeld dat de premie al geoptimaliseerd is.

Dossiers op punt stellen

Eens het systeem goed is ingesteld, stuurt e-GOR automatisch communicaties naar de klant/boekhouder om informatie op te vragen, en op basis van de aangeleverde informatie wordt de klant dadelijk op de hoogte gebracht van de mogelijke VAPZ optimalisatie, of voorstel voor een nieuwe VAPZ polis.

Het is dus belangrijk dat de dossiers op punt staan vóór het tijdstip waarop de jaarlijkse automatische campagnes starten.

Let vooral op vijf cruciale elementen:

1. activering van de proactieve opvolging
2. klant en boekhouder hebben toegang
3. aanduiding van de correcte hoofdpolis
4. geactualiseerde VAPZ jaarpremies.
5. juiste startdatum als zelfstandige

Activering proactieve opvolging

De VAPZ campagne wordt enkel uitgevoerd op klantendossiers waar de proactieve opvolging is geactiveerd. Dit noemen we de PRO dossiers.

Staat het dossier nog bij zelfstandigen zonder actieve opvolging? Ga dan naar het klantendossier en via ACTIES klik je op "activeren PRO opvolging".

Klant en boekhouder hebben toegang

Aangezien de klant en boekhouder zullen worden gevraagd om gegevens in te vullen, zorg dat ze toegang hebben tot e-GOR. Dit kan je nakijken via de "team" pagina. Je hoeft dit niet dossier per dossier na te kijken. Je kan via rapporten het rapport "klanten" genereren en daarin staat vermeld of de klant al toegang heeft en of de boekhouder de uitnodiging al aanvaard heeft.

Aanduiding VAPZ hoofdpolis

Dit is enkel relevant als de klant meerdere VAPZ polissen heeft, bijvoorbeeld een premiebetalende VAPZ polis in beheer van de makelaar, en daarnaast nog een premievrije VAPZ polis bij de bank.

Het is belangrijk om de juiste polis, in dit geval de premiebetalende polis in beheer, aan te duiden als "hoofdcontract". Op die manier weet e-GOR dat die polis moet worden opgevolgd en wordt het juiste proces toegepast, namelijk het proces van "VAPZ optimalisatie".

Je kan dit best jaarlijks even nakijken, vlak vóór de VAPZ campagne wordt gestart (typisch begin februari). Zo ben je zeker dat klanten ook op de juiste manier worden aangeschreven. De inhoud van de communicaties is immers anders bij VAPZ optimalisatie en VAPZ prospectie. Via de rapportering "contracten" kan je alle contracten naar Excel exporteren en sorteren op klant en dan zie je in één oogopslag of het juiste VAPZ contract is aangeduid als hoofdcontract. Eventuele foutjes kan je dan rechtstreeks in het klantendossier corrigeren.

Geactualiseerde VAPZ jaarpremies

Aangezien de klant wordt bericht over de mogelijke VAPZ verhoging of verlaging, dient de huidige VAPZ jaarpremie in e-GOR wel juist te zijn. Anders krijg je foutieve berekeningen en foutieve informatie naar de klant. Check bijgevolg zeker vóór de start van de VAPZ campagne of je recente updates hebt ontvangen van alle maatschappijen. Via de rapportering "contracten" kan je heel snel zien welke contracten geen recente situatiedatum hebben zodat je voor die contracten nog het nodige kan doen. 

Zie ook artikel over de datakoppelingen met maatschappijen.

Juiste startdatum als zelfstandige

Om de juiste VAPZ jaarpremie te kunnen berekenen, moet onderscheid gemaakt worden tussen een startende zelfstandige en een gevestigde zelfstandige. Er wordt immers andere informatie opgevraagd en ook de berekening is (lichtjes) anders (zie verder in dit artikel).

Het systeem kan zelf afleiden of het een startende zelfstandige of gevestigde zelfstandige is indien de startdatum als zelfstandige juist wordt ingevuld. Let hier dus zeker op, vooral wanneer het een zelfstandig zaakvoerder betreft. Die kan perfect al eerder begonnen zijn als zelfstandige zonder firma en die carrièrelijn dient dan ook netjes te worden ingevoerd.

Welke gegevens worden opgevraagd?

Op het moment dat de VAPZ campagne voor een doelgroep wordt opgestart, zal de VAPZ status voor al die klanten automatisch wijzigen in "input nodig".

Dat wijst erop dat al die klanten/boekhouders de gevraagde informatie dienen in te vullen.

Voor een gevestigde zelfstandige (minstens 3 volledige jaren van sociale bijdragen), wordt gevraagd naar het (niet-geïndexeerd) netto belastbaar beroepsinkomen van 3 jaar geleden. Dit wordt duidelijk aangegeven in het systeem (zie voorbeeld hieronder). Tijdens de berekening van de maximale VAPZ premie zal het bedrag automatisch worden geïndexeerd door e-GOR zelf.

De herwaarderingscoëfficiënt om inkomen 2021 te indexeren naar 2024 bedraagt 1,1867826.

Voor een startende zelfstandige (nog geen 3 volledige jaren van sociale bijdragen), wordt gevraagd naar het geschatte netto belastbare beroepsinkomen (zie voorbeeld hieronder). De meeste zelfstandigen worden in de eerste drie jaar van hun carrière belast op het wettelijk minimuminkomen. De zelfstandige heeft de mogelijkheid om zelf een ander basisinkomen op te geven, zonder evenwel onder het wettelijk minimum-inkomen te gaan. Maakt hij hiervan gebruik, dan vermeld je hetzelfde cijfer dat werd doorgegeven aan de sociale verzekeringskas als basis voor de berekening van de sociale zekerheidsbijdragen.

Berekeningen

Van zodra de gevraagde informatie ingevuld wordt, simuleert het systeem automatisch de maximum VAPZ premie en bijhorend extra pensioenkapitaal en sociaal/fiscaal voordeel.

Het houdt rekening met:

• wettelijke parameters (centraal beheerd in e-GOR voor alle makelaars)
• klantengegevens: geboortedatum, startdatum als zelfstandige
• polisgegevens: aanduiding hoofdcontract, contracttype, huidige jaarpremie pensioen en overlijden, premie aanvullende waarborgen, huidige reserves, huidig geprojecteerd kapitaal, kapitaal overlijden
• netto belastbaar beroepsinkomen
• makelaar-specifieke parameters

De mogelijke uitkomsten van de berekening zijn:

• VAPZ verhoging mogelijk
• VAPZ verlaging nodig
• VAPZ is geoptimaliseerd

Communicatie naar de klant

De communicatie naar de klant gebeurt op verschillende manieren.

In e-GOR zelf ziet de klant op de homepagina tot welke maximum VAPZ premie hij kan sparen. 

Als de klant daarop doorklikt, krijgt hij meer detail over de huidige premie, nieuwe premie, extra pensioenkapitaal en fiscaal voordeel.

Daarnaast wordt ook een email communicatie verstuurd naar de klant waarin het optimalisatievoorstel wordt toegelicht met de vraag om hierin een beslissing te nemen. 

Beslissing door de klant

Enkel wanneer de VAPZ premie kan worden verhoogd, dient de klant hierin een beslissing te nemen of hij dit wilt toepassen. Ofwel reageert hij via "reply" op de email van de makelaar, ofwel logt hij in op e-GOR om de optimalisatie goed te keuren. De klant klikt dan op de link "optimaliseer mijn contract". In dat geval wordt de VAPZ status van het dossier automatisch aangepast van "VAPZ verhoging mogelijk" naar "VAPZ verhoging goedgekeurd". Op die manier weet de makelaar dat de verhoging kan worden doorgegeven naar de verzekeringsmaatschappij.

Poliswijzigingen doorvoeren

Wanneer je een VAPZ verhoging of verlaging wenst door te voeren, dien je dit te communiceren naar de verzekeringsmaatschappij.

Dat kan eenvoudig via een gestandaardiseerde email die uit e-GOR wordt gegenereerd. Je gaat daarvoor naar de pensioen-pagina in het klantendossier en klikt op het pijltje achter "toekomstig pensioen" en kiest "VAPZ". Je komt op onderstaande pagina terecht.

Daar klik je op de link "aanvraag optimalisatie (email naar makelaar)". Dit genereert een standaard email die wordt toegestuurd naar jouw mailbox. Je stuurt die op jouw beurt door naar de juiste contactpersoon binnen de verzekeringsmaatschappij van de betreffende VAPZ polis. De status wordt automatisch aangepast naar "in verwerking". Wanneer de polis wordt aangepast door de verzekeringsmaatschappij, en die wijziging komt binnen via de automatische updates, dan zal de status in het dossier automatisch worden aangepast naar "geoptimaliseerd". 

Indien de klant geen wijziging wenst aan te brengen aan de VAPZ polis, kan je de VAPZ status handmatig wijzigen via de knop "status wijzigen". Je kiest bijvoorbeeld "gedaan" met als commentaar "besproken met klant en wenst geen optimalisatie dit jaar". Zo verdwijnt het dossier uit je aandachtsveld op het dashboard en komt het automatisch terecht bij "afgehandelde dossiers".

Commerciële tips

Klant zegt: "ik heb al een IPT, waarom voorstel voor nieuwe VAPZ?"

Als je de VAPZ door de firma laat betalen, wordt dat beschouwd als een voordeel alle aard wat ook meegeteld wordt in de regelmatige bezoldiging van de zaakvoerder. Let er wel op om maandelijkse of minstens trimestriële premies te nemen, zodat het zeker als "regelmatig" loon mag worden meegerekend. Het effect is dat de 80%-regel positief wordt beïnvloed en dat een hoger fiscaal pensioenkapitaal mag worden opgebouwd. De extra VAPZ premie zorgt er dus voor dat je nog méér pensioenkapitaal kan opbouwen dan enkel bij IPT.

 

Boekhouder zegt: "VAPZ moet privé betaald worden en niet door de firma".

Dit maakt op zich niet uit. Of je nu een extra loonsverhoging doet en daarmee nadien privé de VAPZ premie betaalt, of je laat de VAPZ premie dadelijk door de firma betalen (voordeel alle aard), in beide gevallen is er geen impact op de personenbelasting want de VAPZ premie wordt samen met de sociale bijdragen mee afgetrokken om te komen tot het netto belastbaar inkomen. Wel heb in je beide gevallen dus een loonsverhoging en mogelijkheid tot een hoger fiscaal pensioenkapitaal hogere 80%-regel.

 

Klant (in crisistijden): "Mijn inkomsten zijn dit jaar fors gedaald, dus liefst mijn volledige VAPZ premie schrappen aub".

Dat is misschien niet de beste keuze, want je bespaart weliswaar een jaarpremie VAPZ maar je verliest een fors pensioenkapitaal op pensioenleeftijd. Als het enigszins kan, is het beter om die besparing elders te zoeken zonder je pensioeninkomen aan te tasten. Door een tijdelijk probleem op die manier op te lossen, creëer je een nog groter probleem voor later.

 

Klant: "Mijn sociale kas heeft net een VAPZ-voorstel gedaan en ik heb daarop ingetekend".

Om dit te vermijden, is begin februari een echt goede timing om de VAPZ campagnes te lanceren, want op datzelfde moment vallen de kwartaalbijdragen voor de sociale bijdragen in de bus en in diezelfde briefwisseling durven sociale kassen tegelijkertijd het VAPZ te promoten (en te "verkopen").

 

Makelaar: "Het netto-inkomen vertoont een tijdelijke daling."

Het is mogelijk dat het inkomen in 2021 (een Covid19 jaar) sterk is gedaald en dat het inkomen in 2022 weer is gestegen. Als je dit ziet, moet de premie voor 1 jaar worden verlaagd om risico's te voorkomen tijdens fiscale controle. Jouw rol als adviseur is echter om de klant goed te informeren en het is aan de klant om een weloverwogen beslissing te nemen. Als de klant besluit de premie te handhaven, documenteer deze beslissing dan in e-GOR.

 

Makelaar: "De laatste loodjes wegen het zwaarst om alle ontbrekende gegevens van alle klanten te bemachtigen".

Vergooi niet al je energie om klanten te blijven lastigvallen. Als makelaar heb je beloofd om jaarlijks de VAPZ opvolging te doen en je hebt ook aan de klant toegelicht dat e-GOR een belangrijk instrument is om dat doel te bereiken. Als de klant dan 3 email communicaties heeft ontvangen om informatie aan te leveren, en je stuurt nadien eventueel nog één heel persoonlijk berichtje, dan heb je alles gedaan wat een klant mag verwachten. Makelaars die enkele jaren met e-GOR werken, bereiken gemiddeld méér dan 80% van hun klanten die spontaan antwoorden. De klant heeft ook een verantwoordelijkheid in het proces en bijgevolg laat je die laatste 20% best voor wat het is. Op die manier is heel de VAPZ opvolging jaarlijkse een efficiënte, rendabele en plezante oefening.

Hulp nodig?

Contacteer ons via help.egor@portima.com en we helpen je graag verder.