Wat?

Voor elke zelfstandige klant met actieve opvolging in e-GOR (lees: voor elk PRO klantendossier) wordt een dossier bijgehouden per (boek)jaar.

Als het jaar en bijgevolg ook de optimalisatieronde afgelopen is, moet het dossier worden afgesloten.

Afsluiten van het dossier 2023 zorgt ervoor dat een nieuw dossier wordt aangemaakt voor 2024. En dat is belangrijk omdat enkel de dossiers 2024 in aanmerking komen voor de automatische opvolging van VAPZ, POZ en IPT van 2024.

Welke dossiers afsluiten?

Ga naar “opvolging PRO klanten” en filter per kalenderjaar. Alle dossiers waar het (boek)jaar eindigt in 2023 of zelfs nog vroeger, dienen te worden afgesloten.

Hoe dossiers 2023 afsluiten?

Er zijn twee manieren om dossiers af te sluiten, ofwel één-per-één ofwel meerdere dossiers tegelijkertijd.

Eén-per-één afsluiten:

Ga naar het betreffende klantendossier en klik op acties > sluit boekjaar. Vervolgens commentaar invullen en afsluiten.

Je ingevulde commentaar is nadien raadpleegbaar via ‘geschiedenis’.

Meerdere dossiers tegelijkertijd afsluiten:

Bij het afsluiten van meerdere dossiers, wordt telkens dezelfde commentaar weggeschreven in de geschiedenis van elk individueel dossier. Je kan dus alle dossiers 2023 aanklikken en afsluiten met een algemene commentaar “afsluiting boekjaar” maar daar heb je volgend jaar niet zo veel aan. Beter is om verschillende logische groepen te maken, bijvoorbeeld alle dossiers waar klant niets heeft ingevuld, of waar klant niet heeft gereageerd op je voorstel, enzovoort.

Hieronder vind je één voorbeeld concreet uitgewerkt om je op weg te helpen, namelijk “alle dossiers waar de klant of boekhouder geen info heeft bezorgd voor IPT opvolging”

• Je gaat naar het overzicht “klanten”, en je gebruikt de filters aan de rechterzijde om de klanten te filteren die geen info bezorgd hebben voor IPT opvolging. Filter op jaar 2023, vervolgens op proces “IPT opvolging” en tenslotte op status “Input nodig”.

• Klik linksboven op “selecteer alle dossiers” en vervolgens "bulkacties" > sluit dossiers. Vul een commentaar in, en sluit af. Alle dossiers worden automatisch afgesloten telkens met dezelfde commentaar.

Controleer je werk

Refresh je pagina en ga opnieuw naar “opvolging PRO klanten” en filter opnieuw op kalenderjaar. Zitten er nog dossiers in 2023, dan moet je die nog afsluiten. Als alle dossiers in 2024 zitten, dan ben je klaar.

Zitten sommige dossiers al in 2025? Dan ben je iets te ijverig geweest en kan je die individuele dossiers terugzetten naar 2024 via ACTIES > ‘ongedaan maken sluiten boekjaar’.

Automatische afsluiting

Alle 2023 dossiers die op donderdag 25 januari 2024 nog niet zijn afgesloten zullen die dag automatisch worden afgesloten met de commentaar “automatische afsluiting”.

Nog vragen?

Contacteer ons via help.egor@portima.com en we helpen je graag verder.