Contexte

Avant de pouvoir travailler dans un dossier Vie, il faut d'abord créer un nouveau dossier client e-GOR. Vous pouvez ajouter un nouveau dossier soit manuellement, soit via le couplage de données Brio.

Ajouter un nouveau client

Ajouter un nouveau client manuellement

Pour ajouter un nouveau client, rendez-vous dans le menu principal "Clients" et cliquez sur "Nouveau client" pour ajouter un dossier client.

Dans une première étape, saisissez les données personnelles du client. Il s'agit ici toujours du preneur d'assurance privé, donc la personne physique.

Si vous ne disposez pas encore du numéro de registre national du client (ou du prospect), vous pouvez provisoirement saisir le numéro 99.99.99-999.99 pour déjà pouvoir créer le client. Le numéro de client est une référence à votre propre numérotation, par exemple le numéro de dossier dans votre progiciel de gestion.

Si plusieurs collaborateurs du bureau ont un login sur e-GOR, vous pouvez également attribuer le dossier du client à l'account manager et au gestionnaire de dossier appropriés. Accès limité ne doit être coché que si vous souhaitez refuser l'accès au dossier aux autres collaborateurs du bureau (par exemple, le dossier du gérant -administrateur d'entreprise).

Dans une deuxième étape, indiquez le statut social actuel, par exemple « gérant indépendant » (c'est-à-dire avec une société) ou « travailleur indépendant sans entreprise ». Si la personne est actuellement un gérant indépendant, vous devez également indiquer la date de début et la date de fin de l'exercice comptable en cours.

Ajouter un client via le couplage de données Brio

Voir l'article sur le couplage de données Brio.

Mettre le dossier en ordre

Carrière

Vous pouvez ajouter de nouvelles lignes de carrière pour toutes les années écoulées.

Conseil : si vous savez que la personne a toujours travaillé comme salarié après ses études, mais que vous ne savez pas chez quels employeurs, vous pouvez créer une seule ligne de carrière comme « salarié » chez « divers employeurs » (nom de la société). Cela permet de saisir les données rapidement et de manière précise sans que cela ne demande trop de travail de recherche.

Polices

Polices avec constitution d'un capital-pension

Via la section « pension », en haut à droite de l'écran, vous pouvez ajouter une police sous « Ajouter police ». Vous y trouverez tous les types de police (2e pilier, 3e pilier, 4e pilier) qui permettent de constituer un capital-pension.

Si vous avez plusieurs PLCI (sociales), vous devez indiquer la bonne police comme étant la police principale. Il s'agit de la police active que vous souhaitez optimiser, en tenant compte des autres polices PLCI.

Si vous avez plusieurs EIP plusieurs assurances de groupe, vous devez également indiquer la bonne police comme police principale. Il s'agit de la police active que vous souhaitez optimiser, en tenant compte des autres polices.

Polices couvrant uniquement l'incapacité de travail

Via la section « incapacité de travail », dans le bas de l'écran, vous pouvez ajouter une police sous « Ajouter police ». Vous trouverez ici des types de polices couvrant uniquement l'incapacité de travail, notamment l'assurance revenu garanti distincte ou l'assurance chiffre d'affaires.

Polices ne couvrant que le décès

Via la section « décès », dans le bas de l'écran, vous pouvez ajouter une police sous « Ajouter police ». Vous ne trouverez ici que les types de polices pour lesquelles vous pouvez bénéficier d'une couverture décès sans constitution d'un capital-pension. Mais, vous ne pouvez pas, par exemple, ajouter une PLCI de cette manière, car dans une PLCI, il est obligatoire de constituer un capital-pension minimum.

Investissements

Via la section "investissements" en haut à droite de l'écran, vous pouvez "ajouter un investissement". En plus d'épargner pour la retraite, vous pouvez donc également investir. Pensez aux assurances d'épargne et d'investissement, par exemple un plan d'épargne pour les (petits) enfants, un investissement pour un appartement au bord de la mer, ou la croissance globale du capital...

Couplage de données avec les compagnies

Voir l'article sur le couplage de données avec les compagnies d'assurances. Les polices pour lesquelles vous avez un mandat seront automatiquement ajoutées au dossier client à condition que vous activiez le couplage de données avec toutes les compagnies.

Si vous ajoutez des polices manuellement, elles seront mises à jour automatiquement, à condition que vous utilisiez les numéros de police corrects au fur et à mesure que les compagnies transmettent les mises à jour du portefeuille.

Vous trouverez ci-dessous les formats les plus courants qui doivent être respectés, en utilisant des numéros de police fictifs.

Polices que vous ne gérez pas

Grâce à MyPension, vous pouvez obtenir une vue d'ensemble de toutes les polices (actives et dormantes), même si elles ne sont pas gérées par vous. Demandez au client de vous envoyer le PDF de MyPension. Une fois que vous l'aurez reçu, il vous suffira de le saisir (une seule fois) dans e-GOR.

Si le client est connecté à MyPension, il doit aller dans « ma pension complémentaire » et ensuite cliquer sur « mon dossier complet » dans le menu de droite. C'est là que le PDF dont vous avez besoin est généré !

Conseil : si vous saisissez dans e-GOR des polices que vous ne gérez pas, indiquez-le clairement afin que le client puisse le voir. Proposez un mandat pour ces polices (si possible) pour permettre au client de bénéficier du service supplémentaire de mise à jour automatique de ces polices.

Donner accès au client

Quand le dossier est en ordre, donnez accès au client. Pour cela, rendez-vous dans la section « team » et ensuite « créer un accès utilisateur ».

Conseil : assurez-vous que vous traitez cette question de manière commerciale. Veillez toujours à fournir suffisamment de contexte au client pour qu'il sache exactement de quoi il s'agit et pourquoi c'est si important pour lui. Vous pouvez, par exemple, vous inspirer de la lettre type que nous avons rédigée et la remettre à votre client lorsque vous créez son accès utilisateur.

Conseil : ajoutez une capture d'écran du fichier e-GOR du client dans le message que vous lui adressez car cela augmentera son envie de jeter un coup d'œil pour voir ce qu'il peut optimiser dans son dossier.

Activer le suivi PRO

Si le client est indépendant, le système permet de faire un suivi proactive pour les produits du 2ième pilier (EIP, PLCI, CPTI). Pour cela, il faut activer le suivi PRO via le bouton "ACTIONS". Avant de pouvoir connecter un comptable dans un dossier, le suivi PRO doit être activé.

Inviter comptable

Quand le dossier est en ordre, donnez accès au comptable. Pour cela, rendez-vous dans la section «team» et ensuite « inviter le comptable ».

Recherchez le comptable dans la liste - vous pouvez baser votre recherche sur le nom, la commune, et l'adresse e-mail.

Si vous ne retrouvez pas le comptable, cliquez sur « ajouter nouveau comptable ».

Si vous retrouvez le comptable vous pouvez le sauvegarder et l'inviter. Vous pouvez aussi choisir de seulement le sauvegarder (et de ne pas encore l'inviter). Cette option s'avère particulièrement utile avec les prospects ou les nouveaux clients si vous souhaitez enregistrer toutes les données du comptable sans lui donner accès au dossier du client (par exemple, parce que le dossier n'est pas encore en ordre).

Conseil : assurez-vous que vous traitez cette question de manière commerciale. Considérez le comptable comme un partenaire à part entière avec lequel vous souhaitez collaborer sur le plan professionnel pour servir au mieux le client. Et n'hésitez pas à le dire ! Vous pouvez, par exemple, vous inspirer de la lettre type que nous avons rédigée et l'envoyer au comptable au moment où vous l'invitez.

Vous avez besoin d'aide ?

Contactez-nous via help.egor@portima.com et nous sommes heureux de vous aider.