Context

De eerste stap om tot een Leven-dossier te komen, is het aanmaken van een nieuw e-GOR klantendossier. Je kan een nieuw dossier ofwel handmatig toevoegen ofwel via de Brio data-koppeling.

Nieuwe klant toevoegen

Handmatig nieuwe klant toevoegen

Via het hoofdmenu klik je op "Klanten" en dan rechtsbovenaan "Nieuwe klant" om een nieuwe klant toe te voegen.

In een eerste stap geef je de persoonsgegevens in van de klant. Hiermee bedoelen we de privé verzekeringsnemer, dus altijd de persoon en niet de firma.

Als je nog niet over de rijksregisternummer beschikt van de klant (of prospect) kan je voorlopig het nummer 99.99.99-999.99 invullen zodat je de klant al kan aanmaken. Klantnummer is een verwijzing naar een eigen nummering, bijvoorbeeld dossiernummer in je beheerspakket.

Indien meerdere kantoormedewerkers een login hebben op e-GOR kan je het klantendossier ook toewijzen aan de juiste accountmanager en dossierbeheerder. Beperkte toegang duid je enkel aan indien je het dossier wilt afschermen van andere kantoormedewerkers (bijvoorbeeld het dossier van de zaakvoerder).

In een tweede stap geef je het huidige sociaal statuut in, bijvoorbeeld "zelfstandig zaakvoerder" (dus mét vennootschap) of "zelfstandige zonder firma". Als de persoon momenteel zelfstandig zaakvoerder is, dien je ook de startdatum en einddatum van het lopende boekjaar in te vullen.

Via de Brio data-koppeling een klant toevoegen

Zie artikel over de Brio data-koppeling.

Dossier op punt stellen

Carrière

Je kan nieuwe carrièrelijnen toevoegen voor alle jaren in het verleden.

Tip: als je weet dat de persoon altijd als bediende heeft gewerkt na zijn studies, maar je weet niet bij welke werkgevers, kan je eenvoudigweg één carrièrelijn aanmaken als "bediende" bij "diverse werkgevers" (naam vennootschap). Zo is het snel en accuraat ingegeven zonder veel opzoekwerk.

Polissen

Polissen met pensioenopbouw

Via de sectie "pensioen" kan je rechts bovenaan een "polis toevoegen". Hier vind je alle type polissen terug (2de pijler, 3de pijler, 4de pijler) waar pensioenopbouw mogelijk is.

Als je meerdere (sociaal) VAPZ polissen hebt, moet je de juiste polis aanduiden als hoofdpolis. Dat is de actieve polis waarin je wenst te optimaliseren, rekening houdend met de andere VAPZ polissen.

Als je meerdere IPT, of groepsverzekeringen-zelfstandige hebt, moet je ook de juiste polis aanduiden als hoofdpolis. Dat is de actieve polis waarin je wenst te optimaliseren, rekening houdend met de andere polissen.

Polissen met enkel arbeidsongeschiktheid

Via de sectie "arbeidsongeschiktheid" kan je onderaan in het scherm "polis toevoegen". Hier vind je type polissen met enkel arbeidsongeschiktheid zoals een standalone gewaarborgd inkomen of een omzetverzekering.

Polissen met enkel overlijden

Via de sectie "overlijden" kan je onderaan in het scherm "polis toevoegen". Hier vind je enkel type polissen terug waar je overlijdensdekking kan hebben zonder pensioenopbouw. Via deze weg kan je bijvoorbeeld geen VAPZ toevoegen want in een VAPZ is het verplicht om een minimale pensioenopbouw te doen.

Beleggingen

Via de sectie "beleggingen" kan je rechts bovenaan een "belegging toevoegen". Naast sparen voor jouw pensioen, kan je dus ook beleggingen toevoegen. Denk daarbij aan spaar -en beleggingsverzekeringen, bijvoorbeeld een spaarplan voor de (klein)kinderen, een belegging voor een appartement aan zee, of algemene vermogensopbouw...

Data-koppeling met maatschappijen

Zie artikel over de data-koppeling met de verzekeringsmaatschappijen. De polissen waarvoor je een mandaat hebt, zullen automatisch worden toegevoegd aan het klantendossier op voorwaarde dat je de data-koppeling met alle maatschappijen activeert.

Als je zelf handmatig polissen toevoegt, dan worden die automatisch bijgewerkt op voorwaarde dat je de juiste polisnummers hanteert zoals de maatschappijen het doorsturen in de portefeuille updates.

Hieronder vind je alvast de meest courante formaten die gerespecteerd dienen te worden, a.d.h.v. fictieve polisnummers.

Polissen niet in beheer

Dankzij MyPension krijg je een zicht op alle polissen (zowel actieve als slapende polissen), ook als die niet in jouw beheer zijn. Vraag aan de klant om jou de PDF te bezorgen vanuit MyPension. Eens je die ontvangt, is het een kleine moeite om dit éénmalig in te geven in e-GOR.

Als de klant ingelogd is in MyPension moet hij naar "mijn aanvullend pensioen" gaan en vervolgens in het rechtse menu klikken op "mijn volledig dossier". Daar rolt de PDF uit die je nodig hebt!

Tip: als je polissen ingeeft in e-GOR die niet in je beheer lopen, geef dit duidelijk aan zodat de klant dit ziet. Stel voor om deze polissen te mandateren (indien mogelijk) zodat de klant geniet van de extra service dat deze polissen automatisch worden bijgewerkt. 

Toegang geven aan de klant

Als het dossier op punt staat, geef je toegang aan de klant. Dat doe je via de sectie "team" en vervolgens "maak gebruikerstoegang".

Tip: zorg ervoor dat je dit commercieel aanpakt. Geef altijd voldoende context naar de klant over wat het precies gaat en waarom dit zo belangrijk is voor hem. Je kan je bijvoorbeeld inspireren op de standaard brief die wij hebben geschreven, en die je aan je klant bezorgt op het moment dat je zijn gebruikerstoegang aanmaakt.

Tip: Voeg een schermafdruk van de klant zijn e-GOR dossier toe aan het bericht want dat geeft de klant nóg meer goesting om al eens te gaan kijken en zien wat hij nog kan optimaliseren in zijn dossier.

PRO-opvolging activeren

Indien het een klant is met een zelfstandig statuut, heb je de mogelijkheid om proactieve opvolging van de 2de pijler producten (IPT, VAPZ, POZ) te activeren. Via de knop ACTIES klik je op "Activeer PRO opvolging". Enkel voor klantendossiers waar de proactieve opvolging is geactiveerd, kan je een accountant toevoegen aan het dossier.

Accountant uitnodigen

Als het dossier op punt staat, geef je toegang aan de accountant. Dat doe je via de sectie "team" en vervolgens "accountant toevoegen".

Zoek de accountant op in de lijst - je kan zoeken op naam, gemeente en email-adres.

Als je de accountant niet terugvindt, klik je op "nieuwe accountant toevoegen".

Als je de accountant wel terugvindt, kan je hem bewaren en uitnodigen. Je kan ook kiezen om enkel te bewaren (en nog niet uit te nodigen). Dit is vooral handig bij prospecten of nieuwe klanten waar je graag al de gegevens van de boekhouder noteert zonder hem al toegang te geven tot het klantendossier (omdat het dossier bijvoorbeeld nog niet op punt staat).

Tip: zorg ervoor dat je dit commercieel aanpakt. Beschouw de accountant als een partner op gelijke voet waarmee je professioneel wilt samenwerken om de klant te bedienen. Zeg dit dan ook! Je kan je bijvoorbeeld inspireren op de standaard brief die wij hebben geschreven, en die je naar de accountant stuurt op het moment dat je hem uitnodigt.

Meer hulp nodig?

Contacteer ons via help.egor@portima.com en we helpen je graag verder.